Subsistema de Gestión de Socios del Sistema Integral de Gestión de la CChC

Fecha de realización: Julio 2015 – Mayo 2017

Cliente: Cámara Chilena de la Construcción

Desafio:

Dentro del marco de la necesidad de sustituir su antiguo CRM, la CChC buscaba conseguir un software con un alto grado de personalización, que le aportara una mayor flexibilidad para apoyar sus procesos y conseguir una solución a medida adaptada al 100% a su estructura y objetivos estratégicos, estilo organizacional y valores corporativos. Con este fin, la Cámara convocó a una licitación pública en la que fuimos escogidos para el módulo de Gestión de Socios, el cual es el encargado de la administración del corazón de sus misión como institución: la atención y servicio a sus socios, la gestión de sus beneficios y grupos de trabajo

Solución

La solución para el Sistema de Gestión de Socios fue elaborada a partir de un modelo que reflejó todos los actantes que entraban en juego en los procesos de la Cámara y las relaciones entre ellos, haciendo un especial hincapié en la visión de los usuarios del software: un equipo conformado por la secretaria regional, la captadora de socios y la coordinadora de la comisión de socios, así como representantes del directorio. A partir de un diagnóstico inicial efectuado por la propia CChC, el equipo de ISC efectuó un profundo proceso de análisis en que puso bajo la lupa la valoración de los sistemas de información vigentes entonces, así como los procesos específicos a los que la solución debía dar soporte: la administración de los socios, sus eventos y beneficios y la creación de grupos de trabajo internos, entre otros. De esta manera, conseguimos tener una visión global de las necesidades de la organización, y poder desarrollar específicamente las funcionalidades y características que debía tener el futuro sistema para conseguir una máxima efectividad en la construcción y manejo de la comunidad de socios de la CChC.

Resultado

  • Creación de un Sistema con conjuntos de operaciones específicas para cada una de las líneas de trabajo principales de la gestión de socios: Activaciones y desactivaciones, conformación de comités, gestión de eventos, Club de Beneficios y Consejo CChC.
  • Lograron reorganizar de manera sencilla y eficaz la información de las distintas líneas de trabajo, lo que mejoró la eficiencia y la coordinación interna de los equipos implicados con un software flexible para cubrir sus necesidades presentes y futuras.
  • Los equipos gestores obtuvieron un 100% de autonomía en la administración de su sistema de gestión, ya que el sistema cuenta con mantenedores muy fáciles de utilizar, gracias a que en el proyecto el desarrollo de la usabilidad fue uno de los enfoques primordiales.
  • El sistema de alertas automáticasy flujos de trabajo permitió que cada participante de los procesos de gestión pudiera estar al día de sus tareas activas y pendientes, mejorando la eficiencia global.
  • Mejora cualitativa de la comunicación y servicio a sus socios: con un sistema de automatización de comunicaciones, los socios reciben siempre a tiempo la información pertinente a cada las fases de su ciclo de vida y los beneficios de que son acreedores, con el consiguiente fortalecimiento de su imagen de entidad proveedora de beneficios y ventajas para sus socios.
  • La gestión de sus eventos se vio mejorada gracias a la automatización y control de las listas de invitados y asistencia, así como la toma de decisiones para la planificación de eventos futuros.
  • A medida que el sistema era desarrollado, el equipo de ISC generó una verdadera relación de confianza con la CChC, que dio como resultado el que nos fuera adjudicado el servicio de soporte global de su Sistema Integral de Gestión, el cual está vigente durante un año renovable.